Privacy & Security Statement
Deel 1: Algemeen
Waarom dit privacy statement?
Voor onze dienstverlening kan het zo zijn dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Wij hechten veel belang aan jouw privacy en we zullen dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan. Persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zoals de Wet bescherming persoonsgegevens, en per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming, voorschrijft. In dit privacy statement willen wij je meer vertellen over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.
Toepasselijkheid
In dit privacy statement wordt informatie verstrekt over de verwerking van persoonsgegevens door of in opdracht van The Social Expedition B.V. en is alleen van toepassing op het gebruik van persoonsgegevens van haar klanten en bezoekers van de websites onder thesocialexpedition.com, roadmapp.eu en rdmp.eu. Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden, zoals websites of apps waarnaar The Social Expedition B.V. op haar website en in haar mailings verwijst. Voor meer informatie daarover kun je je het beste wenden tot de privacy statements van die websites of apps.
Identiteit The Social Expedition B.V.
The Social Expedition B.V. is de verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en – met ingang van 25 mei 2018 – de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacy statement wordt informatie verstrekt over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door of in opdracht van The Social Expedition B.V.
The Social Expedition B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87497859. The Social Expedition B.V. is gevestigd op Hittekamp 39, 3956 RE Leersum en bereikbaar via het e-mailadres info@thesocialexpedition.com.
Wijzigingen
Wij kunnen ons privacybeleid wijzigen. Wijzigingen in ons privacybeleid zullen wij aanpassen in dit privacy statement. We adviseren daarom om met regelmaat ons actuele privacy statement te bestuderen ten aanzien van wijzigingen.
Vragen, opmerkingen, klachten
Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt naar aanleiding van dit privacy statement of over de wijze waarop The Social Expedition B.V. omgaat met jouw persoonsgegevens, dan kun je per e-mail contact met ons opnemen via info@thesocialexpedition.com.
Deel 2: Persoonsgegevens thesocialexpedition.com
Op welke manier verzamelen wij persoonsgegevens?
The Social Expedition B.V. kan op de volgende manieren informatie van jou ontvangen op deze website:
- Indien je een bestelling plaatst in onze Store
- Indien jij je inschrijft voor onze nieuwsbrief
- Indien jij een contactformulier invult en naar ons opstuurt
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
The Social Expedition B.V. kan persoonsgegevens over jou verwerken, doordat je gebruikmaakt van de diensten van The Social Expedition B.V., en/of omdat je deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan The Social Expedition B.V. verstrekt. The Social Expedition B.V. kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Contact- en accountgegevens, zoals de door jou verstrekte naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bestellingen, bezochte pagina’s, ingevoerde data en inloggegevens.
- Betalings- en factuurgegevens, indien je een overeenkomst met ons aangaat hebben wij voor de financiële afhandeling je bankgegevens nodig.
- Website gegevens zoals IP-adres, verkeer- en locatiegegevens en informatie over het gebruik van onze website(s).
Voor welke doeleinden verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
The Social Expedition B.V. gebruikt verkregen persoonsgegevens in eerste instantie ter uitvoering van de overeenkomst die wij sluiten met de klant in het kader van directe communicatie, marketing en voor de interne administratie. Meer specifiek vragen wij je om jouw persoonsgegevens met ons te delen voor de volgende doeleinden:
- Ten behoeve van het aangaan, onderhouden en verbeteren van de contractuele relatie met haar (potentiële) klanten, of voor het verbeteren van de diensten en producten.
- Voor de uitvoering van de bestellingen en opdrachten die The Social Expedition B.V. is aangegaan.
- Voor het toepassen en uitvoeren van wettelijke verplichtingen.
- The Social Expedition B.V. kan mailings versturen per e-mail. Wanneer je geen nieuwsbrief meer wenst te ontvangen, kun je gebruik maken van de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.
- Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan hetgeen hierboven omschreven.
Inzage in jouw gegevens
Binnen The Social Expedition B.V. zijn op dit moment alleen de twee eigenaren en de software-ontwikkelaar bevoegd tot inzage in jouw persoonsgegevens. Inzage is gebaseerd op rollen, verantwoordelijkheden, contracten met opdrachtgevers en op een need to know basis. Deze mensen zijn gebonden aan geheimhouding door getekende overeenkomsten.
Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
The Social Expedition B.V. kan je persoonsgegevens delen met aan The Social Expedition B.V. gelieerde ondernemingen en onderaannemers (nu enkel Licentiepartners) die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Dit gebeurt enkel wanneer hier expliciet mandaat en geëigende reden voor is, bijvoorbeeld vanuit een werkgever of door een directe contractuele relatie met The Social Expedition B.V.
The Social Expedition B.V. kan gehouden zijn je gegevens te verstrekken vanwege een op The Social Expedition B.V. rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van verzoeken daartoe van autoriteiten.
The Social Expedition B.V. heeft hiervoor de nodige organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat de persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd in lijn met Europese en Nederlandse wetgeving.
Welke cookies plaatsen wij?
Onze website maakt gebruik van cookies, waarmee technische informatie wordt opgeslagen. Cookies zijn kleine informatiebestanden die een website op jouw apparaat achterlaat, waarmee jouw activiteiten binnen onze website gevolgd wordt. Cookies kunnen zowel door The Social Expedition B.V. zelf worden geplaatst als door andere partijen met wie The Social Expedition B.V. samenwerkt.
Wij maken gebruik van:
- Google Analytics om de gebruikservaring te verbeteren
- Agile CRM om klantgegevens te verzamelen en nieuwsbrieven te versturen
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
The Social Expedition B.V. bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomsten, met als uitgangspunt niet langer dan 6 maanden nadat de overeenkomst is beëindigd, tenzij dit noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht, een account is aangemaakt of anders is overeengekomen met een opdrachtgever.
Welke rechten heb jij?
Je dient er zelf voor te zorgen dat The Social Expedition B.V. over de juiste persoonsgegevens beschikt. Via het e-mailadres info@thesocialexpedition.com kun je schriftelijk bezwaar maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens door The Social Expedition B.V., of verzoeken om inzage in, correctie en/of verwijdering van jouw (persoons)gegevens. Op schriftelijk verzoek zullen eventuele, door jou meegedeelde correcties, worden verwerkt. The Social Expedition B.V. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op je verzoek reageren.
Klachten over het gebruik van persoonsgegevens kunnen gericht worden aan The Social Expedition B.V. of aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deel 3: Persoonsgegevens roadmapp.eu
Definities
- Opdrachtgever (of ‘Explorer’): kan RoadMapps en Accounts te administreren en sessiedata exporteren;
- Gebruiker (of ‘Creator’): kan RoadMapps creëren en publiceren;
- Eindgebruiker (of ‘Player’ of ‘Speler’): kan RoadMapps hosten en/of spelen.
| Play Roadmapp | Create Roadmapp | Create Session | Manage Store | View statistics | Export statistics | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Eindgebruiker | X | |||||
| Gebruiker | X | X | X | X | X | X |
| Opdrachtgever | X | X | X |
Wanneer verzamelen wij geen persoonsgegevens?
The Social Expedition B.V. ontvangt op de volgende manier geen informatie van jou:
- Indien jij een Eindgebruiker (Player/Speler) bent zonder een gebruikersaccount van een RoadMapp waarvan Gebruikers en Opdrachtgevers de data enkel geanonimiseerd kunnen raadplegen. Dit is de standaard instelling voor elke RoadMapp, tenzij dit expliciet anders is aangegeven voor de start van de RoadMapp.
- Indien een Eindgebruiker zelf persoonsgegevens invoert als antwoord op één van de gestelde vragen in een RoadMapp, terwijl hier niet expliciet naar wordt gevraagd, wetende dat dit te herleiden is naar zijn of haar persoon. The Social Expedition B.V. is niet aansprakelijk voor eventuele schade die dit met zich meebrengt.
Op welke manier verzamelen wij persoonsgegevens?
The Social Expedition B.V. kan op de volgende manieren informatie van jou ontvangen:
- Indien jij een Opdrachtgever of Gebruiker bent van RoadMapp (create.roadmapp.eu) met een Gebruikersaccount.
- Indien jij een Eindgebruiker bent die in een RoadMapp Store een bestelling plaatst.
- Indien jij een Eindgebruiker (Player/Speler) bent van RoadMapp (www.roadmapp.eu en/of www.rdmp.eu) met een gebruikersaccount.
- Indien jij een Eindgebruiker bent van RoadMapp (www.roadmapp.eu en/of www.rdmp.eu) zonder een gebruikersaccount, maar een RoadMapp gaat spelen waarvan de namen kunnen worden geraadpleegd door Opdrachtgevers of Gebruikers.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
The Social Expedition B.V. kan persoonsgegevens over jou verwerken, doordat je gebruikmaakt van de diensten van The Social Expedition B.V., en/of omdat je direct met The Social Expedition B.V. contact opneemt. The Social Expedition B.V. kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
Persoonsgegevens Eindgebruiker:
- Identifier: Standaard Voornaam (Hier kan tevens een zelf bedachte naam worden gebruikt), eventueel ook anders in te stellen door een Gebruiker: Personeelscode, E-mailadres, Achternaam, Initialen, Telefoonnummer, Afdeling. Zonder identifier kan de RoadMapp de bijdragen van Gebruikers niet uit elkaar houden.
- Bestellingen in de Store
- Wat we niet verwerken: Aan het einde van de RoadMapp, na de finish, kan een Eindgebruiker de uitkomsten toegestuurd krijgen via email. Deze email adressen zijn enkel bedoeld om direct de uitkomsten te verzenden en worden niet opgeslagen. Ditzelfde geldt voor het versturen van een email met de sessielink, als de pauzefunctie wordt gebruikt.
Persoonsgegevens Opdrachtgever en Gebruiker:
- Voornaam en achternaam
- Organisatieonderdeel
- Email adres
- Telefoonnummer
- Bestellingen, opdrachten en overeenkomsten
Voor welke doeleinden verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Het hoofddoel is het aangaan van een goed gesprek. De RoadMapp helpt een team om een gesprek gestructureerd te kunnen voeren. Het gesprek levert data op die door de Gebruiker en Opdrachtgever zijn te gebruiken om te komen tot vervolgstappen.
The Social Expedition B.V. gebruikt verkregen persoonsgegevens in eerste instantie ter uitvoering van de overeenkomst die wij sluiten met de klant in het kader van marketing en voor de interne administratie. Meer specifiek vragen wij je om jouw persoonsgegevens met ons te delen voor de volgende doeleinden:
- Ten behoeve van exporteren inhoudelijke analyses van uitkomsten van sessies, teneinde de producten te verbeteren en rapportages op te stellen.
- Ten behoeve van het aangaan, onderhouden en verbeteren van de contractuele relatie met haar (potentiële) Opdrachtgevers, Gebruikers en/of Eindgebruikers of voor het verbeteren van de diensten en producten.
- Voor de uitvoering van de opdrachten die The Social Expedition B.V. is aangegaan met haar opdrachtgevers.
- Voor het toepassen en uitvoeren van wettelijke verplichtingen.
- The Social Expedition B.V. kan mailings versturen per e-mail naar Opdrachtgevers, Gebruikers en Eindgebruikers met een gebruikersaccount. Wanneer je geen nieuwsbrief meer wenst te ontvangen, kun je gebruik maken van de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.
- Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan hetgeen hierboven omschreven.
Inzage in jouw gegevens
Binnen The Social Expedition B.V. zijn op dit moment alleen de twee eigenaren en de software-ontwikkelaar bevoegd tot inzage in jouw persoonsgegevens. Inzage is gebaseerd op rollen, verantwoordelijkheden, contracten met opdrachtgevers en op een need to know basis. Deze mensen zijn gebonden aan geheimhouding door getekende overeenkomsten.
Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
The Social Expedition B.V. kan je persoonsgegevens delen met aan The Social Expedition B.V. gelieerde ondernemingen en onderaannemers (zoals verwerkers) die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Dit gebeurt enkel wanneer hier expliciet mandaat en geëigend belang voor is, bijvoorbeeld vanuit een werkgever die gebruikersaccounts verleent aan jou als werknemer of als dit expliciet is vernoemd voor de start van de RoadMapp.
Als jouw organisatie gebruik maakt van gebruikersaccounts, zal de Opdrachtgever toegang krijgen om accounts aan te kunnen maken, wijzigen of te verwijderen.
Jouw persoonsgegevens kunnen ook ingezien worden door de Opdrachtgever of Gebruiker van RoadMapps waar Opdrachtgever of Gebruiker expliciet heeft aangegeven om ingestelde Datatypes (Personeelscode, E-mailadres, Voornaam, Achternaam, Initialen, Telefoonnummer, Afdeling) te kunnen raadplegen in een data-export. Als dit is ingesteld zijn zij verplicht dit expliciet aan te geven voor de Start van de RoadMapp, zodat Gebruikers hier van op de hoogte zijn.
The Social Expedition B.V. kan gehouden zijn je gegevens te verstrekken vanwege een op The Social Expedition B.V. rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van verzoeken daartoe van autoriteiten.
The Social Expedition B.V. heeft hiervoor de nodige organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat de persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd in lijn met Europese en Nederlandse wetgeving.
Welke cookies plaatsen wij?
RoadMapp.eu en rdmp.eu plaatsen een enkele cookie per device om de sessie te kunnen identificeren, voor de technische werking van de site, zodat sessies niet onverwacht afgebroken worden en hervat kunnen worden. In ieder geval absoluut geen cookies om users te tracken.
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
The Social Expedition B.V. bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomsten en niet langer dan 6 maanden nadat de overeenkomst is beëindigd, tenzij dit noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht of anders is overeengekomen met een opdrachtgever.
De persoonsgegevens van de Gebruikers en Eindgebruikers met account zijn nodig om hen op de hoogte te houden en ondersteuning te bieden. Als het account van een Gebruiker of Eindgebruiker wordt opgeheven, zullen persoonsgegevens binnen 30 dagen worden gewist. Eén keer per jaar stuurt The Social Expedition B.V. een overzicht met de Gebruikers en Eindgebruikers aan Opdrachtgever om aan te geven welke accounts opgeheven dienen te worden.
Welke rechten heb jij?
Je dient er zelf voor te zorgen dat The Social Expedition B.V. over de juiste persoonsgegevens beschikt. Via het e-mailadres info@thesocialexpedition.com kun je schriftelijk bezwaar maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens door The Social Expedition B.V., of verzoeken om inzage in, correctie en/of verwijdering van jouw (persoons)gegevens. Op schriftelijk verzoek zullen eventuele, door jou meegedeelde correcties, worden verwerkt. The Social Expedition B.V. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand, op je verzoek reageren.
Deel 4: Databeveiliging roadmapp.eu
The Social Expedition B.V. neemt de bescherming van persoonsgegevens uiterst serieus en neemt passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Algemene kenmerken
RoadMapp is cloud-based, gebouwd op basis van bekende webstandaarden en draait volledig in de browser van de Gebruiker, zowel mobiel (smartphone/tablet) als op desktop of laptop. Er hoeft geen software geïnstalleerd te worden.
RoadMapp draait in alle moderne browsers, met een voorkeur voor Chrome, Firefox en Edge. Safari en Internet Explorer hebben een meer primitieve opmaak en kunnen een verminderde gebruikerservaring opleveren.
Beveiligingsbeleid
Voor roadmapp.eu en rdmp.eu zijn de volgende maatregelen zijn van kracht (Information Security Policy).
Om onszelf en onze klanten te beschermen tegen misbruik, maken we niet alle technische details openbaar over de architectuur van ons systeem. Onze volledige security policy kan hier worden gelezen, het wachtwoord kan worden opgevraagd door ons een email te sturen.
- Onze servers zijn gelokaliseerd in Nederland. Dit is een goed beveiligd datacentrum met uitgebreide certificeringen: ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510. Onze data worden nergens anders opgeslagen.
- Voor het inloggen op onze website en voor het dataverkeer van ingelogde gebruikers naar en van onze websites maken wij gebruik van SSL-beveiligingscertificaten.
- RoadMapp is stand-alone en heeft geen connecties nodig met een identity management service en ondersteunt dit ook niet. Er is geen sprake van geautomatiseerde van (semi-)geautomatiseerde besluitvorming, profilering of big dataverwerkingen.
- RoadMapp ondersteunt een per client setting die kan worden gebruikt om een login te forceren bij sessies gemaakt in het systeem.
- Wanneer RoadMapp wordt geïmplementeerd als systeem, resetten we alle ongerelateerde data (zoals testdata) van de account.
Contact met The Social Expedition B.V.
Mocht je toch de indruk hebben dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als je meer informatie wilt hebben over de beveiliging van je persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met The Social Expedition B.V. via info@thesocialexpedition.com.